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设计师宅家办公,你怎么管?001

厉害了
管理0

受新型冠状病毒的影响,这段时间以来,很多设计公司都通过远程办公的方式开展工作。我也做了一系列有关远程办公的视频节目。


有设计公司的管理者找到我,想要咨询如何管理远程工作的员工,聊了几句他有点着急了,干脆直接问我,


“有什么工具可以看到员工的电脑桌面?”


好吧……

细想下里这个可能还真是很多管理者面对远程办公的时候,心里出现的第一个解决方案。之前设计师们坐在办公室里面,我看着他们画图,就知道他们是不是在偷懒了;现在大家不来办公室,我又不能去每个设计师家里监工,那能不能通过分享桌面的方式来做到呢?

这里就引出一个特别重要的观点:


远程办公只能基于信任


其实不止是远程办公,就算是在场的办公协作,要提高效率的方法都只能是基于信任。想要划水的员工,就算是老板天天盯着,同样也能摸鱼——你不知道,很多桌面游戏都有一个按钮,叫做“老板来了”么?

基于监控的协作,无论如何都是低效的,因为它要面对这样的窘境:


找人来监控员工,你还得再找人来监控监控员工的员工……

当然,任何信任都是有条件的。
我的Pinterest 账号里面有一张图片一直是被人收藏最多的
里根总统的名言:信任,并且验证它。



如何验证?
提高工作效率当然是每个设计公司都想做的事情,对设计师宅家办公充满疑虑可能是基于担心员工效率低。如何判断员工效率是高还是低呢?当然就只有量化。




这几年我们在研发Time-cost管理工具的过程中,发现一个特别重要的指标,可以用来量化设计师效率:

产工比
产工比=员工的产值/员工的人力成本


产值不是标准的财务术语,只是设计公司经常爱用这个词而已。字面理解,产值就是生产出来的产品的价值,这个词对应的财务术语是 收入

项目收入=合同额*合同完成进度

*注意,这的收入不是收到的钱,而是应该收到的钱。收到的钱,对应的名词是 现金流入。

产工比,这个数值代表了设计师为公司创造产值的效率。例如,某员工(就叫他Jerry吧 )在去年第四季度的产工比是3.67,这个数值的意思是:


在去年第四季度,公司每在Jerry身上每花费1块钱成本,他给公司创造了三块六角七的产值。

如果Jerry的工资是5000元每月,那就说明他在去年第四季度创造的产值是73400元。  73400/20000=3.67。 
这73400元是Jerry去年第四季度参与的所有项目产值分解到他个人头上,加总之后的数值。

这就需要我们能够:

  1. 计算出每个项目当前的产值,

  2. 将这个产值分解到Jerry头上,

  3. 然后再取出在去年四季度发生的数据。

  4. 将去年第四季度Jerry在每个项目上的产值进行加总


以上四个步骤中,第2和第3个都需要以Jerry投入在项目上的时间作为依据,这就需要Jerry填报工时。

第2步的做法:
例如Jerry 和 Tom 参与了项目A,  在这个项目里

  • Jerry投入了200小时, Tom投入了100小时。

  • Jerry的预期年薪是12万,而Tom的预期年薪是24万。

  • 项目合同额是12万,完成进度为50%

我们可以分别计算出Jerry和Tom的小时成本是60元和120元。(每年法定工作时间大约2000小时)
所以这两个设计师在项目中的成本都是12,000元。
项目收入是  12万*0.5=6万元。
由于人力成本比例Tom和Jerry各占一半,所以,两人在这个项目中的产值也是各占一半,分别都是3万元。

第3步的做法:
假如Jerry 在项目A里面的200小时,有50小时在第三季度,150小时在第四季度,则他在这个项目中的3万元产值,有5,000元计入第三季度,15,000元计入第四季度。

用以上方法我们就能计算出每个员工在选定时间段内的产工比。




工时,是串起所有数据的媒介。

为什么不用面积?
我当然知道很多设计公司都用建筑面积计量,其实大家也都清楚,设计任务的工作量跟面积之间没有必然联系。随便几个问题就能把面积计量问晕:

  • 设计一个1000平米的会所工作量就比设计一栋1万平米的住宅工作量小?

  • 如果一个任务是做总图,如何计量?

  • 有人负责外立面细节设计,如何计量?


工时还能解决另外一个问题:项目的真实成本。如果我们知道Jerry的月薪是10,000,那这10,000元究竟是花到那几个项目上去了?分别是多少呢?
假如去年12月,Jerry参与了A,B两个项目,其中A项目上100小时,B项目上67小时,那么我们就知道A项目上花了6000元,B项目上花了4000元。有了项目的真实成本,我们才能知道每个项目的运营状况。

有了产工比,就能知道员工的工作效率。每个月,甚至是每周,核实一下员工的产工比就能清晰的知道哪些人效率高,哪些人效率低了。

但是说到工时填报,我知道很多管理者都会觉得很为难。无非就是担心员工胡乱填报而已。
在我看来,这还是在用 “管理”的思维方式来理解这个问题。其实有了数据之后, “管理”可以变成“博弈”。
博弈,是比管理更有效的一种方法。管理是单向的,其核心意义是,我(管理者)来管理你(员工)。



而博弈,是一种双向的互动


下一期,我们来看看如何用博弈的方式,保证员工的工时填报是准确有效的,从而保证能够从产工比上看出员工的效率。


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