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为什么你的设计师没有积极性,以及应该怎么办?——Time-Cost项目管理案例

厉害了
管理1

设计师的积极性是怎么被弄丢的?

春节之后,就是设计公司员工的离职季。前些日子跟几个离职的建筑师朋友聊过,他们离开原来公司很重要的原因就是没有参与感——忙活了一整年,公司发了一坨奖金,可能是惊喜但更可能是惊吓。

设计师在项目收益方面的参与感是非常重要的,长期没有参与感直接导致工作懈怠,效率低下。给个参与感刺激积极性的正面例子吧,电子游戏! 一般玩电游根本没有收入,为何还会成瘾?实时反馈,即时奖励,立竿见影。打怪升级,得宝加血。假使有一款玩儿一年才会给出一次确定积分的游戏,看看还有没有人愿意玩儿?

而我们很多设计公司,恰恰就是再让员工年复一年地在玩着一年只给一次确定积分的游戏。


另外一种可能性

为了给出一个最准确的TC管控案例研究,我们干脆接了几个设计项目来做(我们一家科技公司,9个员工中竟然有5个建筑师,两个一级注册建筑师,3个建筑学硕士,一个城市规划硕士,我也是醉了)。先拿一个项目来做个仔细的梳理。

这是一个城市设计加控制性详细规划的项目,设计合同计算值44万元,按照我们设计公司的项目风险管理方法,这44万元被分解为4个部分:

  • A 报销成本——20%
  • B 项目经理奖金——10%
  • C 人力成本——45%
  • D 风险金/利润——25%

项目经理的职责是合同管理,合同回款,节点确认等工作,负责对报销成本进行管控。如果项目经理将上面前三个数值都控制在了划定的范围内,则项目经理可以获得10%的奖金,4.4万元,再加上D的80%, D=合同额-A-B-C。
整个参与项目的设计团队获得C以及 D的20%

C人力成本由设计经理来进行控制,设计经理同整个设计团队都需要用Time-cost来进行工时填报。设计经理的职责就是要将整个设计顺利完成,并且将人力成本控制在19.8万元之内。(44*45%=19.8万),所有TC打出的成本,都是刚性成本,必须支付。

如果项目完成,且人力成本没有超过19.8万,则设计经理拥有D20%的支配权,可以选择自己获取,也可以按照自己的判断,分配给设计师作为奖金。

在项目预算超标或是判断即将超标的情况下,由项目经理判断是业主引起的还是设计团队工作不力引起的。

  • 如果是前者,则以25%的风险金的一部分或是全部,划拨到人力成本中,加大投入以便完成任务。设计团队不再获取D的20%。
  • 如果是后者,项目经理不追加人力成本预算,优先燃尽设计经理的收入。也就是说,除开设计经理的所有设计师,都按照TC产生的金额进行支付,设计经理获取19.8万扣除其他设计师收入的部分。

如果由于是业主原因引起追加人力成本预算,首先吃掉D风险金,如果D吃完之后,还不能完成项目,则开始燃尽项目经理奖金B,项目经理可以选择在合适的时候结束项目止损。

至此可以看出,我们的分配体系优先次序是自下而上的:
设计师——设计经理——项目经理
这样可以极大地增加设计师的积极性和参与感,同时也强调了管理层必须承担的责任。

项目经理控制报销成本相对容易,都是有具体数额的,我们用了一款App, 闪电报销,直接数据,非常方便。

设计经理(项目管理者)就用Time-cost就好了。
项目的人力成本预算是公司领导(组织管理者)在TC中设定的。

当然也同时需要设定项目计划完成时间,这样才有计算的基础,别忘了我们的应用叫Time-cost, 人力成本同时间有着非常紧密的联系。
剩下的工作就是队员进行填报,项目管理者来审核工时了。

经过一段时间的填报,公司领导(组织拥有者和组织管理者)以及项目管理者就能在TC中对项目情况一目了然。

这里对项目给出的评价是 “人员投入不足,建议增加人手”, 目前线下看来,项目运行情况还可以,人手够用,这就只是说明项目预算相对较为宽松,项目管理者有希望能够拿到更多的奖金,如果项目真的能够在4月6日第一次评审就通过,然后结束掉,当然他会考虑将一部分人力成本结余分给整个项目组——毕竟还是兄弟们一起齐心协力把项目完成好的。

这一页再往下拉,还可以看到成本燃尽图,鼠标放到燃尽图上可以查询出,如果项目果真能够在4月6日结束,那么会有8万多的人力成本余额。也可以知道,按照现有的工作强度,19.8万的预算可以支撑项目运行到5月2日。也就是说,只要项目能在5月份之前结束掉,都没有问题。

项目管理者估计4月初的评审会结束之后,应该还有些修改,现预计4月中旬结束项目吧,所以把项目结束的时间修改一下。

鼠标放到燃尽图上能够查询到,如果在4月15日完成设计,还能有5万多的盈余。设计经理(项目管理者)对自己的收入也心里有底了。

复盘

最后我们再复盘一下这个项目里面的参与角色与心态。

设计师

在TC中就是队员。每天填报工时,出售的就是时间,公司按月直接结算。设计师完全没有风险,一分付出一分收获,非常安心。当然,填报的积极性也高。
设计师之间会起到相互监督的作用,因为如果有人乱填,会导致C人力成本消耗过多,设计经理没有额外收益,就没有可能分给基层设计师额外收益。

设计经理

也可以说是专业负责人,在TC中的项目管理者。也填工时,但会高度重视设计师填报的准确性,所以会用到”工时审核”的功能。如果设计师乱填,会损害设计经理的利益

项目经理

TC中的组织管理者。如果项目经理参与了具体的设计工作,他也可以来填写工时,例如画个草图什么的,但设计经理一般不会太多的去麻烦他,因为项目经理的时薪很高。
项目经理会对业主的要求(合理的不合理的)做出仔细评判,超出合同范围的工作他不敢轻易答应——这样会烧掉项目经理可以获得的项目利润甚至是他自己的奖金。反过来也就不会导致基层设计师毫无道理和意义的加班。

再次强调,这里的分配体系优先次序是自下而上的:
设计师——设计经理——项目经理

而一些设计公司是倒过来,自上而下的:
项目经理——设计经理——设计师
一般这些公司的项目经理都是老板自己,不管项目做成什么样子,反正先把公司要的一部分拿走。业主的要求,不管合理不合理都答应,以把设计费收回来为最高原则,不管设计经理和设计师付出的代价,年底看看保证公司想要的收入情况下,能有多少就丢给他们多少,还让设计经理自己去平衡。
设计经理好为难的,到手就这么多,把兄弟们补够了,自己没收益;自己受益保证了,兄弟们吃不饱。多搞几年,整个员工阶层就疲惫了,完全丧失积极性。这样的情况下,公司那里谈得上发展,老板的长远利益也受损。

TC的理念,给出了一种新的方法和可能性。信息时代的特点就是信息能够及时自由的流动,消除信息不对称,让大家都能安心工作,增加积极性,提高效率。

Time-Cost 就是这个时代的产物,让我们一起来改变世界。

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