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一个小小的习惯,可以避免80%的无效工作

厉害了
管理0
设计行业无底线无人性的加班一直都是设计师吐槽的热门话题。今年出现设计公司招不到人的情况,同行业恶性加班也有直接联系——说白了,大家加班都加怕了。

段子是这么说的:
什么事情最让人痛苦?
上班。
什么事情比上班痛苦?
加班。
什么事情比加班痛苦?
天天加班。
什么事情比天天加班痛苦?
天天白加班。

市场大环境可能是我们无力改变的,甲方折腾我们,让我们从A改到B, 从B改到C,从C改到D,再从D改回A,要应对这个没那么容易。
但就设计公司内部,我们到底有多少加班是白加了呢?
至少80%!


WTF?
如果我第一次听到这个数字,也会一脸懵逼——直到一次偶然的对话。

上月移(Liu)动(cuan)办公至某南方小城,AirBnB上定了一家最有腔调的BnB。某日偶遇女主,得知她是上市公司资深HR,职业病发作便聊起了项目管理。

“口头交流,80%的信息都会衰减掉。”她说。

说者无心,听者有意。
脑海中浮现出这几年我遇到的大多数设计项目管理者控制项目的场景。

场景1
项目开始的时候,项目启动会,项目管理者让某个设计师小兵把拿到的原始资料投影到大屏幕,项目组一起过一遍,说说这一次要做到什么深度,就开始了。

场景2,这个最典型。



设计过程中。管理者会时不时地坐在设计师旁边,对着电脑屏幕指指点点,这里这里,应该如此如此……
设计师不停的点头。
你以为他真的都明白了?

口头交流,80%的信息都会衰减掉。”

真相是,作为项目管理者的你,说给设计师的要求,有80%的信息都被他理解错了或是漏掉了!
换句话讲,设计师有80%的加班都TM白加了!

不觉得有这么严重?我们只是不去细想而已。

这事儿我自己深有体会。

作为设计公司管理者和项目管理者,带领团队做过很多项目,我不敢说我们团队的设计是最好的,但我能说,相对而言,我们团队是最不累的。

设计师感觉中的累或是不累,不单纯是工作时间的长短,而是同工作是否顺利相关。 “工作是否顺利”在感知上最容易被 “工作被要求修改的次数”决定。

我习惯将每一次设计的要求,具体到每一个任务或是某一张图纸的意见按照一二三四五条写下来。设计师提交成果后,我会对着自己写下的内容来进行验收——这些意见一方面是写给设计师的,另一方面也是写给我自己的,否则我会记不起来当时我到底提了哪些意见。

即便如此,跟我一起工作的设计师还是经常会做了一三五条,忘了二四六条。这种情况下,我也会严加批评。长此以往,整个团队便有了把事情写清楚的习惯。

有人抬杠,写下来不也会被过滤掉吗?

是啊,但至少不用再说一次内容,只用告诉设计师,自己去看二四六条的内容,把图纸修改到位。反复交代同一件事情,是很让人抓狂的场景。
有了写下来的内容,项目管控就变得可以追溯,当然这是双向的。我也有布置任务出错的时候,设计师就会指出我的错误,铁证如山,我不能抵赖,也有利于自己改进。对设计师而言也是一样的。

从我自己的经历来看,哪怕是写下来一二三四五条,执行的时候都会发生信息衰减,回头再看场景2,说有80%的信息损失,真的是一点都不过。假设我们能够通过 “写下来”的方式将信息衰减从80%降低到40%,也是了不起的进步了。

我们再来算算,有些知名全国连锁大设计公司的员工平均周工时会达到或是接近60小时,采用 “写下来”的方式,达到同样的工作效果,只需要36小时,立马就把血汗工厂变成正常公司了。

“把要做的事情写下来”,如此简单的一个策略,就能直接大大提高设计公司管理效率。